SEPA Direct Debit – 14 Monate bis zum Start – Höchste Zeit für den Aufbau einer SEPA-konformen Mandatsverwaltung!

European Voices3 minutes readNov 28th, 2012
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Silke präsentiert @dmsexpo: http://www.youtube.com/watch?v=L5IxrSHWLQE

Der 1. Februar 2014 rückt näher. Ab diesem Termin sind nur noch SEPA konforme Zahlungen realisierbar. Das gute alte deutsche Sicht –Lastschriftverfahren hat ausgedient, das DTA-Format vermutlich ebenfalls. Nach der EURO-Einführung in 2002 wird endlich auch der Zahlungsverkehr „Euro-würdig“, d.h. vereinheitlicht für alle Euroländer. Das Datum wird von vielen mit Zahlungsverkehr Beschäftigten allerdings alles andere als herbeigesehnt, denn es wird komplizierter und komplexer (böse Zungen würden behaupten „europäisch“). Die enormen Vorteile eines einheitlichen Euro-Zahlungsraums werden sich für die meisten Unternehmen erst mittel- und langfristig materialisieren lassen.

Was ist kurzfristig zu tun:

  1. Sämtliche Kontendaten (Kontonummer / Bankleitzahl) müssen in IBAN und BIC konvertiert werden.
  2. SEPA Direct Debit: Das neu Lastschriftverfahren muss implementiert werden.
  3. Sämtliche Transaktionen müssen von DTA auf ein komplexes ISO 20022 XML Format umgestellt werden.

Und Achtung: Die Verfahren zu SEPA Direct Debit befinden sich noch in einem jährlichen Review- und Änderungsprozess.

Allein die Umstellung auf SEPA Direct Debit ist ein übergreifendes (IT-) Projekt. Hier gilt es eine Mandatsverwaltung aufzubauen und in die IT-Systemlandschaft zu integrieren:

  • Vorab sind Entscheidungen zu treffen, wie die erforderlichen SEPA-Prozesse zu Kundeninformation, Pre-Notification und zur Berücksichtigung der Vorlauffristen im Unternehmen realisiert werden können und sollen.
  • Die neu aufzubauende Mandatsverwaltung basiert auf Kundenstammdaten, die idealer Weise aus einer zentralen Stammdatenverwaltung beigesteuert werden  und mit den eigentlichen Mandatsdatensätzen ergänzt werden.
  • Zur Erklärung: Mandate ersetzen die heutigen Einzugsermächtigungen und müssen in Zukunft elektronisch verwaltet und auf Anforderung gegenüber einer Debitor-Bank vorgewiesen werden können. Weiterhin muss die Historie eines Mandates akribisch mitgeschrieben werden und in den XML-Collection-Files mitgeführt werden.
  • Ein weiteres Teilprojekt ist die Mandatsmigration, die Wandelung bestehender Einzugsermächtigungen in gültige SEPA-Mandate.

Welche Optionen gibt es?

(A)   Die Null-Option: Weiter wie bisher, … die Bank wird DTAs schon annehmen und mit den Kontodaten irgendwie klarkommen, wenn sie weiter mit uns Geschäft machen will!

>>> Darf sie nicht! Per Gesetz!

(B)   Die Minimal-Option: „Mandatsverwaltung“ wie bisher per Aktenordner, Umsetzung der Kontodaten in IBAN und BIC, XML-Konvertierung

>>>  ACHTUNG: Ordnungswidrigkeit! Risiko wegen gestörter Reputation; Geplatzte Lastschriften; Kündigungen; Chaos in den Prozessen

(C)   Die Optimale Mandatsverwaltung: Starten Sie sofort! Zieldefinition!

>>>  Eine robuste und anpassungsfähige Umsetzung der Mandatsverwaltung ist möglich über flexible „Standardkomponenten“. Bei strukturierter Vorgehensweise  ist das Projekt in 14 Monaten zu stemmen.


Das SEPA-Migrationsprojekt in 14 Monaten:

Die Vorstudie ist abgeschlossen

Die Umsetzung kann / muss beginnen:

  • SEPA Projekt aufsetzen
  • Roadmap aufstellen
  • Entscheidungen zu Prozessen treffen
  • Entscheidung `Make or Buy`?
  • Spezifikation und Review
  • Development oder Beschaffung
  • Systemintegration
  • Migration der Einzugsermächtigungen
  • Testen, Testen, Testen
  • “Frozen zone” im Dezember 2013
  • Januar 2014 – der Puffer